La mejor manera de construir un equipo virtual es manteniendo un acercamiento entre las personas y el medio, para crear un ambiente productivo que le permita al equipo hacer su mejor trabajo.

¿Cuándo es conveniente construir un equipo virtual?

En la actualidad, el trabajo virtual es una realidad cotidiana que se ha convertido en la opción que muchas empresas eligen para desarrollar sus negocios. Estas compañías buscan llevar a cabo proyectos e ideas innovadoras en una plataforma mucho más amplia, lo cual les permite trabajar con las personas idóneas, sin importar donde se encuentren ubicadas.

Considera el empezar a trabajar con un equipo virtual si:

• Buscas obtener el máximo provecho en gastos y capital.
• El equipo de trabajo desea independencia y flexibilidad al mismo tiempo.
• Tus proyectos pueden manejarse de manera remota con la ayuda de herramientas de colaboración.
• Necesitas un equipo multicultural.
• Tu empresa busca expandirse globalmente y ampliar sus servicios.
• Es necesario que lo hagas debido a circunstancias imprevistas.

Pasos prácticos

Planeación Estratégica

Antes de construir el equipo virtual, es necesario definir una estrategia enfocada a lo que quiere lograrse por medio del trabajo virtual, que en el futuro será la base sólida en la que se sustentará el equipo de trabajo virtual. Para ello es importante establecer en la empresa:

• Visión y misión –Pregúntate: ¿Para qué cambiar a una modalidad trabajo virtual? ¿De qué manera se beneficiará la compañía? ¿Cómo se verán beneficiados los miembros del equipo?
• Filosofía y Cultura Empresarial –Piensa en las maneras de adaptar la cultura empresarial al ambiente remoto.
• Metas y Objetivos Comunes –Define claramente qué quieres lograr al convertir tu equipo de trabajo en uno virtual y cómo vas a medir el éxito alcanzado al crear un ambiente de trabajo remoto.
• Acciones Concretas –Ten en cuenta la contratación, la vinculación y la creación de un ambiente remoto, incluyendo la forma de trabajo que quieres implementar y el tipo de ambiente laboral que quieres establecer.
• Presupuesto –Si bien el no necesitar una oficina significa que podrás ahorrar, tendrás que invertir en escritorios, sillas y monitores. Para que tu equipo de trabajo sea sostenible, necesitas crear nuevas estrategias. Ten en cuenta todos los posibles costos que esto pueda implicar y adapta tu presupuesto acorde a ellos.

Preparando al equipo

Una vez se cuente con la planeación estratégica se puede proseguir a estructurar otros aspectos que serán fundamentales para el equipo virtual y la empresa, tales como:

• Definir herramientas virtuales: email, videoconferencia, chat, etc. Podemos ayudarte a elegir las herramientas adecuadas ¡Contáctanos para realizar una consulta gratuita!
• Definir y repartir las responsabilidades entre los miembros del equipo.
• Definir tarifas de pago dependiendo las responsabilidades.
• Seleccionar plataformas para hacer el proceso de selección.
• Seleccionar plataforma para la contratación del equipo virtual y para realizar los pagos.
• Preparar recursos remotos: Reportes virtuales, formatos de feedback, manuales, etc.

Algunas recomendaciones

Además de los requerimientos anteriores, aquí encuentras algunas sugerencias para construir y mejorar el trabajo de tu equipo remoto:

• Dar a conocer las políticas y dinámicas de la empresa al nuevo equipo de trabajo virtual.
• Establece acuerdos básicos para mantener una buena convivencia y ambiente laboral.
• Define los objetivos por proyectos y familiariza al equipo con ellos para crear estrategias y acciones viables.
• Forma y capacita a los miembros del equipo en la materia y en las funciones específicas que vayan a desempeñar.
• Haz seguimiento y acompañamiento de las personas nuevas para confirmar que las instrucciones se están cumpliendo correctamente y para mejorar la calidad de su trabajo.

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