“El mundo nunca volverá a ser el mismo después de la pandemia del coronavirus”. Esta es una frase que seguramente has escuchado con frecuencia. Y para muchas personas e industrias, es algo totalmente cierto ¿Pero esto necesariamente significa que este cambio será negativo o perjudicial en la mayoría de los casos? Realmente no.

Para muchas compañías, la pandemia global ha servido como forma de llamar su atención con respecto a la manera en la cual abordan sus estrategias de mercadeo. Corporaciones de todo el mundo, que solían depender de los eventos presenciales para ganar exposición y promover sus marcas y patrocinadores, se enfrentaron a un nuevo desafío: Cancelar sus eventos por completo y encontrar una nueva alternativa que les garantice tener los mismos beneficios.

En un mundo donde la industria de los eventos está valorada en millones de dólares al año, cancelarlos en su totalidad no parecía ser una opción muy viable. Afortunadamente, es en este momento que entran en escena los eventos virtuales.

Por qué realizar eventos virtuales: Las 6 principales ventajas

Los eventos virtuales no son exactamente nuevos, pero han ganado más popularidad en los últimos años, ya sea por cambios importantes como crisis financieras (2008), pandemias globales (2020), o simplemente para mantenerse al día con lo último en tecnología. En cualquier caso, parece que los eventos digitales llegaron para quedarse.

Ya sea que estés pensando en organizar una convención, una exposición o una conferencia web, cambiar al modo virtual te traerá muchos beneficios. Algunos de ellos son:

1. Rentabilidad

Probablemente una de las principales razones para realizar los eventos virtuales, en lugar de los presenciales, es la diferencia de precio tan significativa.

El costo de organizar un evento presencial es muy alto. Deben tenerse en cuenta los costos de impresión de pancartas y folletos, lo relacionado con el personal de servicios y los costos operacionales, además del alojamiento, la comida, las bebidas de los asistentes… Todo va sumando e incrementando el valor rápidamente.

De hecho, un estudio realizado en el 2018 demostró que la industria de eventos globales está valorada en más de $1.1 trillones y se cree que llegará a los $2.33 trillones en el 2026 ¡Una cifra astronómica!

Por otra parte, tu presupuesto de eventos virtuales se centrará principalmente en las tarifas correspondientes a la plataforma de alojamiento que elijas y a tu campaña de marketing online. Por supuesto, este proceso no es gratuito. Pero, sinceramente, los gastos son mínimos comparados con los de un evento presencial.

2. Tiempo y flexibilidad

Otro factor importante que debe tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento es la ajustada agenda que tienen los asistentes.

Organizando tus eventos en línea:

• Le evitas a los asistentes la molestia de tener que buscar y abrir un espacio en su apretada agenda para poder viajar.
• No tendrán que pasar todo un día (o varios días) viendo presentaciones, exposiciones y actividades durante varias horas, intentando captar todos los detalles del evento con el fin de no perderse nada.
• Le ahorrarás a tu audiencia tiempo de viaje invaluable que podrán usar en sus propios asuntos, mientras les ofreces lo que necesitan justo en su oficina en casa.

Como anfitrión, los eventos virtuales te ofrecen una gran flexibilidad. Al estar online, podrás presentar tu sala de exposición, conferencia, exhibición o cualquier otro tipo de información en pequeñas porciones para no agotar a tu audiencia. Puedes organizar diferentes sesiones, formatos o actividades.

La clave es lograr que el evento sea breve pero agradable. Es mucho más probable que una experiencia de este tipo haga que los asistentes quieran asistir a una segunda o tercera parte.

3. Respetuoso con el medio ambiente

Hoy en día es fundamental que las empresas tengan presente el impacto que causan en el medio ambiente, y los eventos físicos no son precisamente algo que pueda definirse como ecológico. La cantidad de vuelos para asistir a reuniones y eventos presenciales asciende a millones por año solo en los Estados Unidos.

Los eventos virtuales no solo le ahorrarán a tu audiencia largas horas de viaje, sino que por el hecho de ser digitales también lograrán disminuir el impacto ambiental negativo que tienen los eventos presenciales.

4. Longevidad

Uno de los principales beneficios de los cuales puedes disfrutar al organizar un evento virtual es que no termina ahí.

Considerando que todo se lleva a cabo online y en un formato digital, la fase posterior al evento es tan importante para tu negocio como el marketing y las etapas de desarrollo.

Dependiendo del tipo de eventos que organices, puedes permitir que algunas partes estén disponibles online para que el público pueda compartir, comentar y expresar sus reacciones en las redes sociales.

Puedes ser tan creativo como desees al poner los componentes clave de tus eventos a disposición del público, no solo para seguir ganando exposición a largo plazo, sino también para facilitar que tu audiencia pueda acceder a la parte que más disfrutó durante la realización del evento.

5. Oportunidades de networking

Quizá uno de los mayores miedos que se tienen al hacer el cambio y pasar de hacer eventos presenciales a realizarlos de manera virtual, es la falta de oportunidades de networking.

La interacción personal siempre será la mejor forma de establecer relaciones sólidas con los demás. Ya sea con un cliente potencial, un inversionista o un socio, algunas personas simplemente hacen click entre sí — ¡Hace parte del comportamiento humano!

Sin embargo, el mundo se ha acostumbrado tanto a hacer uso de la tecnología en las comunicaciones diarias que se ha vuelto mucho más fácil interactuar con los demás de manera online que cara a cara. De hecho, muchas personas admiten que se sienten mucho más cómodas hablando con quienes no conocen a través de un medio virtual que haciéndolo en persona. Para usar esto a tu favor, puedes incluir herramientas y actividades que permitan que las personas del público se relacionen entre sí.

En cuanto al aspecto estratégico de este tipo de networking, los eventos virtuales pueden darte una mayor oportunidad de dirigirte a clientes potenciales o socios comerciales. Verás que algunas plataformas digitales les dan a los asistentes la opción de ver el listado de los expositores, de los anfitriones y de los demás invitados.

Este tipo de análisis del comportamiento es mucho más adecuado para lograr que las personas indicadas se conecten entre sí, y más preciso que una conversación que se tiene con alguien al azar en busca de nuevas oportunidades comerciales.

6. Mayor alcance

Obviamente, la meta de todos los organizadores de eventos es llegar a la mayor cantidad de personas posible ¡Entre más, mejor!

En el caso de los eventos virtuales, eso no es algo muy complicado. Lo único que tienes que hacer es promover tu enlace virtual de la manera correcta, haciendo uso de diferentes plataformas y redes sociales, para que personas de todas partes del mundo puedan acceder a tu evento tan solo con hacer un click. Tu objetivo principal debe ser que el proceso de registro sea lo más sencillo posible, al igual que adaptar tu campaña de marketing a las necesidades de tu audiencia.

Si piensas organizar un evento virtual pero no sabes por dónde empezar, llegaste al lugar indicado.

En MVT estamos convencidos de que una meta sin un plan, tan solo es un deseo. Por eso hacemos uso de nuestro conocimiento y experiencia para guiarte en cada paso de la organización y planeación de tu evento virtual.

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