La comunicación virtual requiere de ciertas particularidades debido a la nueva forma de abordar a las personas, la cual se ve impedida en la parte física y presencial. Sin embargo, las facilidades tecnológicas y los recursos humanos online ofrecen hoy en día muchas herramientas prácticas y útiles para que la modalidad virtual no sea un impedimento para mantener una buena comunicación en el equipo.

Algunas limitaciones de la comunicación virtual en equipos de trabajo

• Lenguaje no verbal: en el mundo virtual se debe entender la comunicación sin el componente cara a cara, es decir no se cuenta con las herramientas y facilidades que proporciona el lenguaje no verbal como gestos, movimientos, etc.
• Recepción del mensaje: algunas veces los emails o mensajes por correo electrónico pueden ser mal interpretados y pueden llevar a confusiones produciendo dispersión.
• Equipos multiculturales: al haber diferencias en la cultura y en las zonas horarias, esto puede ser un motivo para que los significados se tergiversen y las dinámicas de trabajo sean diversas.
• Fallas técnicas en la comunicación: pese a que la tecnología es la que ofrece las facilidades de la comunicación virtual, en algunas ocasiones puede presentar fallas interfiriendo y dificultando la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo.

Proceso de comunicación en un equipo de trabajo virtual

1. Activar los canales de comunicación virtual en todos los niveles de la empresa y de forma bidireccional.
2. Establecer acuerdos básicos para mantener una buena convivencia y comunicación en el equipo de trabajo.
3. Detectar los ruidos y puntos neurálgicos que se producen en el equipo para afrontarlos y solucionarlos.
4. Crear estrategias para fortalecer la participación y escucha activa, de esta manera se activará la voz del equipo.
5. Establecer procesos de feedback y reporte que permitan acceder a la información de los proyectos de manera clara y completa.
6. Fortalecer los puentes de comunicación virtual entre los miembros del equipo para activar la sinergia y el trabajo en equipo.
7. Planear y realizar encuentros virtuales con el equipo de trabajo para fortalecer la cohesión, sentido de pertenencia y confianza entre los miembros del equipo.
8. Crear un plan de prevención para evitar que hayan fracturas en la comunicación.

Herramientas para fortalecer la comunicación virtual

• Crear un espacio virtual que represente la oficina, puede ser una sala de equipo como chats, foros, etc.
• Documentación y material de apoyo como manuales, reportes, feedbacks, plantillas, checklists, etc.
• Videoconferencias y teleconferencias que permitan mejorar la comunicación y relaciones laborales.
• Emails claros y cálidos.
• Foros donde el equipo pueda intercambiar entre sí.
• Fiestas y eventos virtuales que permitan fortalecer la sinergia en el equipo.

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